Videovergaderen

Of beeldbellen. Dat je via een camera en beeldscherm met elkaar communiceert. Het is makkelijk en over het algemeen veilig. Je kan elkaar even zien en spreken, als je niet bij elkaar mag (nu in Corona-tijd) of kan zijn. Korte gesprekken voeren i.p.v. urenlang bij elkaar op de thee of koffie te zitten kletsen. Om daarna thuis te komen en te denken: “Dat was gezellig, maar is het alweer zo laat?” Zowel privé als op je werk, kan beeldcommunicatie veel voordelen hebben. Misschien ga ik me in dit blogverhaal wat cynisch (of is het sceptisch?) uitlaten over deze vorm van communiceren. Zou het gewoon kunnen dat ik mijn sociale contacten zo verschrikkelijk mis? Of durf ik hardop uit te spreken wat een ander denkt? Ik ben een positief en optimistisch persoon. Misschien heeft het met een stukje zelfbescherming te maken? Alhoewel ik mijn emoties en gevoelens moeilijk kan verstoppen. Ik ben vaak een open boek. Een klein beetje teleurstelling wellicht? Of ben ik die controlefreak en leg ik de lat te hoog? Voor mezelf? Voor anderen? Nou ja, en ik ben gewoon een beelddenker. Ik hoor en zie veel om me heen. Mijn voelsprieten staan zelden stil... Dat is soms vooral lastig voor mezelf!

Video vergaderen.

Voordelen? Zeker. Een aantal punten op een rij: 1. Je kan overal vergaderen. In de tuin, aan de keukentafel, op kantoor, onderweg. 2. Met heel veel mensen tegelijk. Je hebt geen grote ruimte nodig. 3. Het scheelt (reis)tijd. Sterker nog, de maatregelen die er waren, ‘verplichten’ je om zoveel mogelijk thuis te werken, als dat kan. Je hoeft dus niet eerst op je fiets (in mijn geval dan) naar je werk voor een overleg. Of deze nu een uur duurt of 2,5 uur. Tijd is immers kostbaar. Je kan veel andere leuke dingen doen! 4. De productiviteit neemt toe. Logisch, er wordt niet meer zoveel tussendoor gekletst. 5. To-the-point. Je komt sneller tot een besluit. Er is minder (soms onnodige) discussie misschien, maar is het dan wel de juiste beslissing die genomen wordt? 6. Beter voor het milieu. Zeker als je met de auto naar je werk moet rijden. 7. Een videogesprek is natuurlijk weer wèl persoonlijker dan bellen of e-mailen. Dat weet ik. En over het algemeen ben ik het met de meeste voordelen eens.

En toch. Je mist volgens mij ook bepaalde signalen tijdens zo’n digitaal overleg. Of je pikt juist verkeerde signalen op, haha, dat gebeurde dus in mijn geval... Je bent afhankelijk van techniek. Heb je al een wat oudere tablet? Doet je WiFi het wel? Trage verbinding. Dat irriteert. Onbewust en soms ook bewust zijn mensen met andere dingen bezig. Ik betrap mezelf daar ook op, hoor. Ik ben sneller afgeleid. Ik merk dat ik er een beetje kriegelig van word. Vind het zelfs erg vervelend dat ik soms zo denk. Dan stel ik de vraag, ben je nu oprecht met je hoofd bij deze vergadering? Waar zit je met je gedachten? Of zet je gewoon even je beeld aan? Zo. Klaar. Je bent aanwezig! Op je werk, wacht je tot iedereen samen is en dan begint de vergadering/het overleg. Nu zit je alleen te wachten tot iedereen er is. Niemand met wie je nog even bij kan kletsen. Persoonlijk even vragen hoe het nu echt met ze gaat? Juist in deze Corona-tijd. Ik heb nu een aantal digitale beeldvergaderingen gehad voor mijn werk. Ik doe mee. Ik praat mee. Ik ben aanwezig. En toch, ik blijf het lastig vinden. Ik hoop dan ook echt dat dit het 'tijdelijke abnormaal' zal zijn. En niet het ‘nieuwe normaal’ waar veel mensen over praten. 

Is iedereen er?

Klop klop op de deur. Heel langzaam gaat deze open. “Stoor ik?” “Nee joh, kom verder!” Uhhh... je stoort wel, we zitten midden in een vergadering. Je zegt het niet, maar je denkt het wel. En onbewust zegt die collega:  “Oh, ik zal stil zijn!” En dat ze dan twee meter verderop een telefoongesprek gaat voeren, zodat je totaal niet meer hoort wat er gezegd wordt op dat kleine beeldscherm... Je besluit er toch wat van te zeggen. “Ja maar, ik heb die en die aan de telefoon!” Uhh… dus? Wij zijn hier aan het vergaderen. Dan weer klop klop op de deur. Ongeveer drie minuten later. Heel langzaam gaat de deur nogmaals open. Andere collega. “Oh sorry, ik ben zo weer weg, ik moet even, ‘ik weet niet eens meer wat ze wilde hebben?' pakken. En dan gaat ineens mijn eigen werktelefoon van de afdeling. Tja, moet ik opnemen? Ik ben immers ook gewoon aan het werk vandaag. Ik loop de ruimte even uit. Het is de kapper. Of ik een bewoner kan komen brengen? En ja, ook hier voel ik me dus totaal niet prettig bij.

Vervolgens die collega, thuis aan haar keukentafel zittend, die na een minuut of 8 besluit om voor zichzelf koffie te gaan zetten. Lekker hoor, een kop koffie tijdens de vergadering. Maar ze had even niet in de gaten, hoeveel geluiden dat het malen van die koffiebonen en het geluid van het schoonmaken van die machine met zich mee bracht. Alleen al het koffiekopje dat ze uit de kast haalt, het deurtje dat dichtklapt en het bijbehorende suikerlepeltje dat ze uit de besteklade pakt, brengt veel ruis met zich mee. We konden een andere collega gewoon niet meer verstaan. Dan wachten we maar even totdat ze weer aanschuift. Want ja, zij hoorde ons natuurlijk ook niet roepen of het wat zachter kon! En iedereen moet daar dan ook weer om lachen. Zo is er dan ook nog wel een beetje ontspanning en luchtigheid.

Ik had een dienblad klaargezet met koffie en thee daarop. Ik ben gastvrouw, dus ja ook iets lekkers bij de koffie. Mijn collega aan de overkant van de tafel, pakt nog een koek. Gebaart. Mmm… deze zijn zo lekker! En ik ‘zeg’ iets terug met handgebaren, dat ze haar dikke kont wel zal houden, maar dat ze er vooral van moet genieten… Ach ja, je kent dat wel. Vrouwen onder elkaar… Weer word ik dus afgeleid. Jazeker, ik doe ook mee aan die ruis!

En dan collega 'nummer 6'. Ze sluit een minuut of 12 te laat aan en stelt dan een vraag waarbij de oplossing zojuist uitgebreid is besproken. Op een van de kleine beelden zie ik dat een collega haar mobieltje opneemt en dan terugkomt: “Sorry, deze moest ik even opnemen.” Of weer een andere collega die vergat het geluid uit te zetten, toen haar kinderen enthousiast ineens binnen kwamen gelopen om te vertellen hoe hun eerste schooldag was. En als laatste die collega, die haar beeldscherm gebruikt als spiegel. En om de haverklap met haar handen door haar haren gaat. (Normaal zitten onze haren natuurlijk vast of op een staart, die mogen niet los. Dus ook DIT valt mij dan weer op.) Sommige voorbeelden zijn fictief, maar... herkenbaar, zo'n videovergadering???

Tot 10 tellen

Over het missen van persoonlijk contact. Wat dacht je van elkaar niet even in de ogen kunnen kijken. Emoties zien en voelen. Is iemand boos? Teleurgesteld? Verdrietig? Blij? In een goede bui? Of toch liever even met rust laten? Een stille, verlegen collega, die nooit veel zegt, zegt nu ook niets. Maar nu dan ook echt helemaal niets. Alsof ze er niet is. Dat maakt me 'n beetje verdrietig, want stille wateren hebben diepe gronden. Haar mening zou zo maar eens doorslaggevend kunnen zijn in dat ene vraagstuk. Of er wordt zo’n algemene vraag gesteld: “Is iedereen het er mee eens?” en je gewoon in een fractie van een seconde even niet weet wat je moet antwoorden... want 10 seconden lang (Ja, tel nu maar eerst eens tot tien, dat is best lang… 1-2-3-4-5-6-7-8-9-10…) is iedereen ineens muisstil. Je wilde reageren, begon zelfs te praten, maar je kwam erachter dat je geluid uit stond en het volgende agendapunt wordt alweer besproken. Te laat... Je kan elkaar niet aankijken, want je weet niet waar die persoon naar kijkt, behalve dan naar het beeldscherm. Even oogcontact zoeken met die ander, is er gewoon niet bij. Is dit het moment om wel of niet dat ene puntje, in de groep te gooien, waar jij met een collega samen over gesproken hebt? Jullie vonden het een briljant idee. Maar wat vinden alle anderen?

Digitaal vergaderen dus. Ik ben geen fan. Nog steeds niet. Het komt bij mij nog beetje rommelig, onbekwaam en soms ongeïnteresseerd over. Of ontbreekt bij ons de ervaring van mensen die dit wel dagelijks doen? En moeten wij gewoon doen, waar we goed in zijn? Lief en zorgzaam zorgen voor onze bewoners? En natuurlijk is de ene vergadering, de andere niet. Ik wil heel graag alleen de voordelen zien. Want ik weet zeker dat het voor velen van jullie echt een pluspunt zal zijn! Ook deze blog zal ik weer positief afsluiten: Succes, heel veel werkplezier en vooral een productieve en vruchtbare vergadering, want kennis, ideeën en besluiten uitwisselen met elkaar is waar het uiteindelijk allemaal om draait! En ik? Ik heb toch weer zin in het teamoverleg vandaag...

Oeps is het al zo laat? Snel even kop koffie pakken. Ik zit er klaar voor!